Jakarta — Metode kanban merupakan salah satu teknik produktivitas asal Jepang yang kini banyak diterapkan di lingkungan kerja profesional. Meski identik dengan kerja tim di perusahaan, metode ini juga dapat digunakan untuk mengelola tugas personal agar lebih terstruktur dan mudah dipantau.
Melalui metode kanban, pekerjaan berskala besar dapat dipecah menjadi tugas-tugas kecil. Setiap tugas kemudian dipantau perkembangannya secara visual melalui papan kanban, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Visualisasi ini membantu seseorang memahami progres kerja secara menyeluruh.
Agar manfaatnya optimal, penting untuk mengetahui cara menerapkan metode kanban dengan tepat.
Cara Menerapkan Metode Kanban
Mengutip Investopedia, metode kanban dikembangkan oleh Taiichi Ohno, seorang insinyur industri di Toyota. Dalam bahasa Jepang, kata “kanban” berarti “kartu visual”. Sistem ini menggunakan isyarat visual untuk mendorong tindakan yang diperlukan agar proses kerja tetap berjalan secara berkesinambungan.
Dirangkum dari berbagai sumber, berikut lima tahapan penerapan metode kanban:
1. Pilih Alat Kanban yang Sesuai
Metode kanban dapat dilakukan secara manual maupun digital. Untuk metode manual, papan tulis atau kertas berukuran besar dapat digunakan, dengan sticky note sebagai media penulisan tugas.
Buat tabel pada papan tersebut, lalu tempelkan sticky note sesuai kolom yang telah ditentukan. Sticky note dapat dipindahkan seiring perkembangan pekerjaan. Alternatif lainnya, kamu bisa menggunakan aplikasi atau tools digital yang menawarkan kemudahan dan fleksibilitas lebih tinggi.
2. Siapkan Kolom Berdasarkan Tahapan Progres Kerja
Saat membuat papan kanban, bagi alur kerja ke dalam beberapa kolom. Umumnya terdapat tiga kolom utama, yakni “Harus Dilakukan”, “Sedang Dikerjakan”, dan “Selesai”.
Namun, susunan ini dapat disesuaikan dengan jenis pekerjaan atau profesi. Sebagai contoh, dalam proses penulisan buku, kolom dapat dirinci menjadi “wawancara”, “transkripsi”, “penulisan”, “penyuntingan”, hingga “proofreading”.
3. Buat Kartu Kanban
Kartu kanban berisi pekerjaan spesifik yang dapat dipindahkan dari satu kolom ke kolom lainnya sesuai progres. Pada sistem manual, kartu ini bisa berupa sticky note.
Sebagai contoh, saat mempelajari bahasa baru, kartu kanban dapat berisi tugas seperti “menghafal 10 kosakata baru”, “membuat 10 kalimat”, atau “latihan pengucapan selama 10 menit”.
4. Pindahkan Kartu ke Arah Kanan
Susun kolom alur kerja dari kiri ke kanan. Setiap kartu kanban dimulai dari kolom paling kiri dan dipindahkan ke kanan ketika pekerjaan mulai atau telah diselesaikan.
Misalnya, kartu dipindahkan dari kolom “Harus Dilakukan” ke “Sedang Dikerjakan” sebagai penanda bahwa tugas tersebut sudah mulai dikerjakan.
5. Tinjau Ulang Papan Kanban
Papan kanban memungkinkan visualisasi proyek secara menyeluruh, bahkan setelah pekerjaan selesai. Dengan meninjau ulang papan secara rutin, proses evaluasi dapat dilakukan dengan lebih mudah.
Evaluasi ini dapat membantu menentukan prioritas tugas, menilai jumlah pekerjaan, serta mengidentifikasi hambatan yang mungkin muncul selama proses kerja berlangsung.
Dengan memahami dan menerapkan metode kanban secara tepat, pekerjaan atau proyek tidak hanya menjadi lebih terorganisir, tetapi juga lebih mudah dievaluasi. Produktivitas pun dapat meningkat secara berkelanjutan.
